Digitaler B2B-Vertrieb: Angebotswesen zwischen Shopware, Shopify und der Sage 100 synchronisieren

Der B2B-Einkauf hat sich fundamental gewandelt. Geschäftskunden erwarten heute die Usability und Transparenz, die sie aus dem privaten B2C-Online-Shopping kennen. Gleichzeitig erfordern B2B-Transaktionen jedoch eine prozessuale Tiefe, die ein Standard-Warenkorb nicht abbilden kann. Komplexe Preisstrukturen, individuelle Rahmenverträge, projektbezogene Rabatte und der klassische Verhandlungsprozess machen ein durchdachtes Angebotswesen unerlässlich. Wenn Sie eine E-Commerce-Strategie mit Systemen wie Shopware oder Shopify verfolgen, muss dieser Verhandlungsprozess zwingend mit Ihrem ERP-System – der Sage 100 – synchronisiert werden. Medienbrüche zwischen dem Webshop und den Verkaufsbelegen in der Sage 100 führen unweigerlich zu Dateninkonsistenzen, Verzögerungen in der Angebotserstellung und im schlimmsten Fall zu fehlerhaften Preiszusagen.

Die Synchronisation des Angebotswesens erfordert eine bidirektionale, intelligente Schnittstellenarchitektur. Es reicht nicht aus, lediglich Artikel- und Bestandsdaten zu übertragen. Der gesamte Lebenszyklus eines Angebots – von der initialen Anfrage im Shop über die Kalkulation in der Sage 100 bis hin zur digitalen Annahme durch den Kunden – muss prozesssicher abgebildet werden.

Die architektonische Herausforderung im B2B-Angebotswesen

Ein typischer B2B-Bestellvorgang unterscheidet sich signifikant vom Direktkauf. Ein Einkäufer stellt im Webshop einen Warenkorb zusammen, der beispielsweise Maschinenbauteile im Wert von mehreren zehntausend Euro enthält. Anstatt den Checkout direkt abzuschließen, benötigt er ein verbindliches, formelles Angebot für seinen internen Freigabeprozess. In vielen Unternehmen ohne tiefgreifende Integration löst dieser Klick auf „Angebot anfordern“ lediglich eine E-Mail an den Vertrieb aus.

Hier beginnt die Ineffizienz: Ein Vertriebsmitarbeiter muss die Kundendaten manuell in die Sage 100 übertragen, die Artikelnummern aus der E-Mail heraussuchen, einen neuen Verkaufsbeleg der Belegart „Angebot“ anlegen und diesen als PDF zurück an den Kunden senden. Nimmt der Kunde das Angebot an, erfolgt die Bestätigung oft wieder per E-Mail, was eine erneute manuelle Konvertierung des Angebots in eine Auftragsbestätigung innerhalb der Sage 100 nach sich zieht.

Eine professionelle Schnittstellenlösung von maniacSeller automatisiert diesen Workflow vollständig. Die Architektur muss dabei berücksichtigen, dass die Preisfindung im B2B-Umfeld der Sage 100 oft hochkomplex ist und auf kundenindividuellen Preislisten, Rabattgruppen und mengenstaffelabhängigen Konditionen basiert, die zentral im ERP-System gepflegt werden.

Der synchronisierte Prozess: Vom Webshop-Warenkorb zum Sage 100 Verkaufsbeleg

Um das Angebotswesen zu digitalisieren, muss der Status quo des Webshops exakt mit den Belegketten der Sage 100 harmonieren. Der Prozess gliedert sich in mehrere, eng verzahnte Phasen.

1. Anlage der Anfrage aus dem Shop

Wenn der B2B-Kunde in Shopware oder Shopify eine Angebotsanfrage auslöst, überträgt die maniacSeller-Schnittstelle diesen Vorgang unmittelbar via API. Im Gegensatz zu einer regulären Bestellung wird in der Sage 100 jedoch kein Auftrag generiert. Die Schnittstelle legt stattdessen gezielt einen Beleg der entsprechenden Vorstufe an – typischerweise als Belegart „Angebot“ oder „Anfrage“, abhängig von Ihren spezifischen ERP-Einstellungen.

Dabei werden alle relevanten Informationen aus dem Shop übergeben: der exakte Kundenstamm (inklusive abweichender Lieferanschriften, die der Kunde im Shop gewählt hat), die Artikelstamm-Referenzen, die angefragten Mengen und etwaige Freitext-Anmerkungen des Kunden. Das ERP-System erkennt den Kunden anhand seiner eindeutigen Matchcodes oder Kundennummern und wendet sofort die im Kundenstamm der Sage 100 hinterlegten Zahlungs- und Lieferkonditionen an.

2. Kalkulation und Veredelung in der Sage 100

Nun liegt der Ball bei Ihrem Vertriebsteam. Der Sachbearbeiter öffnet das automatisch angelegte Angebot in der Sage 100. Da die Dateneingabe entfallen ist, kann er sich auf die kaufmännische Bewertung konzentrieren. Er prüft die Verfügbarkeiten, gewährt gegebenenfalls projektbezogene Sonder- oder Naturalrabatte und passt die Transportkosten an. Auch die Definition einer spezifischen Gültigkeitsdauer für dieses Angebot (z.B. „gültig bis zum 31. des Monats“) wird direkt im Verkaufsbeleg hinterlegt.

3. Bidirektionaler Push: Das Angebot wird digital

Sobald das Angebot in der Sage 100 gespeichert und auf den Status „freigegeben“ oder „gedruckt“ (je nach Workflow) gesetzt wird, greift die maniacSeller-Integration erneut. Die veränderten Konditionen, die exakten Endpreise und die Gültigkeitsdaten werden in den Webshop zurückgespielt. Der Kunde erhält eine Systembenachrichtigung aus dem Shop (oder via ERP-gesteuertem Mail-Versand), dass sein Angebot zur Prüfung bereitliegt. Er kann sich in sein Kundenkonto in Shopware oder Shopify einloggen und sieht dort das exakt kalkulierte Angebot, das 1:1 den Daten der Sage 100 entspricht.

Plattformspezifische Besonderheiten: Shopware vs. Shopify

Die Art und Weise, wie Angebote webseitig dargestellt und verwaltet werden, unterscheidet sich zwischen den führenden E-Commerce-Plattformen. Eine performante Middleware muss diese Spezifika abstrahieren und passgenau in die Logik der Sage 100 übersetzen.

Angebotsmanagement mit Shopware 6

Shopware bietet, insbesondere durch die B2B Suite in den kommerziellen Editionen oder durch spezialisierte Third-Party-Plugins, tiefgreifende Funktionen für das Angebotswesen. Einkäufer können komplette Warenkörbe in Anfragen umwandeln. Die Shopware-Schnittstelle von maniacSeller mappt diese Anfragen direkt auf die Belegarten der Sage 100. Ein großer Vorteil bei Shopware ist die Möglichkeit, Freigabeprozesse auf Kundenseite abzubilden (z.B. wenn ein Junior-Einkäufer ein Angebot anfordert, das der Einkaufsleiter später im Shop annehmen muss). Die Schnittstelle stellt sicher, dass die Sage 100 erst dann aus dem Angebot einen Auftrag generiert, wenn der finale Freigabeprozess im Shopware-Frontend rechtskräftig abgeschlossen wurde.

B2B-Szenarien und „Draft Orders“ in Shopify Plus

Im Shopify-Ökosystem, insbesondere im B2B-on-Shopify-Umfeld oder durch den Einsatz von „Draft Orders“ (Entwurfsbestellungen), gestaltet sich der Prozess leicht abweichend. Eine Angebotsanfrage wird hier oft als Draft Order generiert. Die maniacSeller-Integration erfasst diesen Draft und übersetzt ihn in ein Angebot innerhalb der Sage 100. Verändert Ihr Vertrieb den Preis im ERP, wird über die API der Draft in Shopify aktualisiert und dem Kunden eine Checkout-E-Mail mit den neuen, festen Konditionen gesendet. Klickt der Kunde auf den Link und bezahlt oder bestätigt den Kauf auf Rechnung, wandelt Shopify den Draft in eine reguläre Bestellung um. Die Schnittstelle registriert diese Statusänderung sofort und führt in der Sage 100 die Belegübernahme durch – aus dem Angebot wird automatisiert eine Auftragsbestätigung.

Die kritische Synchronisation von Gültigkeiten und Belegstatus

Ein digitales Angebotswesen ist nur dann revisionssicher und kaufmännisch verwertbar, wenn Fristen und Belegstatus kompromisslos synchron gehalten werden.

• Gültigkeitsdaten: Wenn ein Angebot in der Sage 100 ein Verfallsdatum hat, muss der Webshop die Annahme-Funktion (den Checkout für dieses Angebot) exakt um 23:59 Uhr dieses Tages deaktivieren. Nimmt der Kunde ein abgelaufenes Angebot an, entstehen rechtliche und kalkulatorische Risiken, da sich Einkaufspreise für Rohstoffe in der Zwischenzeit geändert haben könnten.
• Statusrückmeldung: Lehnt der Kunde das Angebot im Shop-Frontend ab, muss dieser Status unmittelbar in die Sage 100 übergeben werden. Das Angebot wird dort auf „abgelehnt“ oder „erledigt“ gesetzt, um den Forecast im Vertriebscontrolling nicht zu verfälschen und reservierte Bestände (falls systemseitig bei Angeboten konfiguriert) wieder freizugeben.
• Belegketten-Integrität: Akzeptiert der Kunde das Angebot, übernimmt maniacSeller die Belegumwandlung. Es wird kein völlig neuer Auftrag angelegt, der unverbunden neben dem Angebot steht. Stattdessen wird die native Belegübernahme-Funktion der Sage 100 angesteuert. Das stellt sicher, dass die Historie des Vorgangs (Anfrage → Angebot → Auftrag → Lieferschein → Rechnung) lückenlos dokumentiert bleibt.

Praxisbeispiel: Individuelle Kalkulation im technischen Großhandel

Ein mittelständischer Großhändler für Antriebstechnik nutzt Sage 100 und Shopware 6. Ein Stammkunde loggt sich in das B2B-Portal ein. Durch die permanente Synchronisation des Kundenstamms sieht er sofort seine Standard-Rabattgruppe von 15 % auf Elektromotoren. Für den Neubau einer großen Förderanlage benötigt er jedoch 50 Motoren und zusätzlich diverse Steuerungsmodule.

Er legt die Artikel in den Warenkorb, erkennt aber, dass sein Standardrabatt für dieses Projektvolumen nicht ausreicht. Er klickt auf „Angebot anfordern“ und vermerkt: „Projektneubau Halle 4 – bitte Projektkonditionen prüfen“.

Die maniacSeller-Schnittstelle greift diesen Vorgang ab. In der Sage 100 poppt im Leitstand des zuständigen Key Account Managers ein neues Angebot auf. Die 50 Motoren sind bereits korrekt mit dem Standardrabatt angelegt. Der Key Account Manager prüft die Margen und passt den Beleg an: Er gewährt einen manuellen Sonderrabatt von 22 % auf die Gesamtposition und fügt eine Position für frachtfreie Speditionslieferung hinzu. Er speichert den Beleg in der Sage 100.

In Echtzeit aktualisiert die Schnittstelle das Angebot im Shopware-Konto des Kunden. Der Einkäufer erhält eine E-Mail, loggt sich ein, sieht das freigegebene Angebot mit den neuen Konditionen (22 % Rabatt, frachtfrei) und klickt auf „Angebot verbindlich annehmen“. Dieser Klick löst den Trigger für maniacSeller aus: In der Sage 100 wird das Angebot in eine Auftragsbestätigung gewandelt, die Kommissionierung im Lager wird angestoßen und der Prozess ist abgeschlossen – vollkommen ohne manuelle Dateneingabe, Copy-Paste-Fehler oder medienbrechende E-Mail-Verläufe.

Fazit

Die Synchronisation des Angebotswesens zwischen Shopsystemen wie Shopware oder Shopify und der Sage 100 ist weitaus mehr als eine bloße Datenübertragung. Sie ist die digitale Abbildung eines essenziellen B2B-Vertriebsprozesses. Wenn Sie Kunden ermöglichen, individuelle Angebote online anzufragen, digital zu verhandeln und per Klick anzunehmen, steigern Sie die Customer Experience massiv.

Entscheidend für den Erfolg ist eine Integrationslogik, die die komplexe Belegstruktur, die Preisfindungsmechanismen und die Statusverwaltung der Sage 100 respektiert und nahtlos in die Web-Technologie übersetzt. Indem Sie manuelle Anlage- und Übernahmeprozesse durch eine spezialisierte Middleware automatisieren, entlasten Sie Ihren Vertrieb spürbar. Dieser gewinnt wertvolle Zeit zurück, die er anstatt für redundante Dateneingaben für die tatsächliche Kundenberatung und strategische Kalkulation nutzen kann. Die Investition in eine tiefgreifende Schnittstelle zur Automatisierung der Angebotsprozesse amortisiert sich im B2B-Commerce durch drastisch gesenkte Prozesskosten und eine deutlich beschleunigte Time-to-Quote.