Außendienst-Digitalisierung: Den B2B-Webshop als Bestellportal für Ihre Vertriebsmitarbeiter nutzen

Ein typisches Szenario im B2B-Vertrieb: Ihr Außendienstmitarbeiter sitzt beim Kunden, bespricht das Sortiment und nimmt eine Bestellung auf. Traditionell geschieht dies über hastig getippte Excel-Listen, PDF-Bestellformulare oder einen Anruf beim Innendienst mit der Frage: „Haben wir Artikel XY eigentlich noch auf Lager und welcher Preis gilt aktuell für diesen Kunden?“ Diese Systematik ist fehleranfällig, bindet wertvolle Ressourcen im Backoffice und führt nicht selten zu verzögerten Lieferungen. Die Lösung für diesen Medienbruch liegt oft bereits in Ihrer bestehenden IT-Infrastruktur: Nutzen Sie Ihren B2B-Webshop, angebunden über den maniacSeller an Ihre Sage 100, als vollumfängliches Bestellportal für Ihre Vertriebsmannschaft.

Wenn Sie einen B2B-Webshop auf Basis von Shopware oder Shopify betreiben, verfügen Sie bereits über eine hochgradig optimierte, visuell ansprechende Benutzeroberfläche. Es ist ein strategischer Fehler, diese Plattform ausschließlich Ihren Endkunden vorzubehalten. Durch die korrekte Abbildung der Sage 100 Datenstrukturen im Shop rüsten Sie Ihren Außendienst mit einem Werkzeug aus, das Echtzeitdaten, visuelle Produktpräsentationen und direkte Bestellabwicklungen in einem System vereint.

Der Paradigmenwechsel: Vom reinen Kunden-Shop zum Vertriebswerkzeug

Die Digitalisierung des Außendienstes scheitert oft an der Einführung isolierter Vertriebs-Apps, die mühsam in die bestehende ERP-Landschaft integriert werden müssen. Der Ansatz, den Webshop als Portal zu nutzen, umgeht dieses Problem elegant. Ihr Webshop ist durch die maniacSeller Schnittstelle ohnehin eng mit dem Artikelstamm und dem Kundenstamm der Sage 100 verzahnt.

Ihre Vertreter erhalten einen speziellen Login-Zugang im Shop. Über Funktionen wie das „Login als Kunde“ (oft als „Im Namen von“-Funktion bezeichnet) wählt der Vertriebsmitarbeiter den entsprechenden Mandanten bzw. Kunden aus. Ab diesem Moment passt sich die gesamte Shop-Ansicht an: Der Vertreter sieht exakt die Sortimente, Konditionen und Freigaben, die in der Sage 100 für diesen spezifischen Kunden hinterlegt sind. Er navigiert durch den Shop, legt Artikel in den Warenkorb und löst den Bestellvorgang aus – genau so, als wäre er der Kunde selbst.

Tiefe Integration mit der Sage 100: Die technische Basis

Damit dieser Prozess in der Praxis reibungslos funktioniert, reicht ein oberflächlicher Datenaustausch nicht aus. Der Außendienst benötigt verlässliche, tagesaktuelle Informationen. Die maniacSeller Schnittstelle stellt sicher, dass die komplexe Logik der Sage 100 direkt im Frontend des Shops zur Verfügung steht.

Kundenindividuelle Preisfindung und Rabattmatrizen

Im B2B-Umfeld gibt es selten den einen Standardpreis. Die Sage 100 bietet ein tiefgreifendes System aus Preislisten, Kundengruppen-Rabatten, artikelbezogenen Staffelpreisen und zeitlich begrenzten Aktionspreisen. Wenn Ihr Außendienstmitarbeiter mit dem Kunden verhandelt, muss der im Shop angezeigte Preis auf den Cent genau der Rabattmatrix der Sage 100 entsprechen. Der maniacSeller synchronisiert diese Preisstrukturen automatisiert. So entfallen Rückfragen beim Innendienst nach dem aktuellen Nettopreis völlig. Der Vertreter sieht sofort, ob der Kunde bei Abnahme von 50 Stück in eine neue Preisstaffel rutscht, und kann dieses Wissen aktiv für das Upselling nutzen.

Echtzeit-Lagerbestände und Verfügbarkeiten

Nichts ist für einen Vertriebler unangenehmer, als eine Bestellung aufzunehmen, die später aufgrund von Fehlbeständen storniert oder in einen wochenlangen Rückstand gebucht werden muss. Durch die bidirektionale Anbindung werden die verfügbaren Lagerbestände aus der Sage 100 direkt in Shopware oder Shopify ausgespielt. Dabei können Sie detailliert steuern, welche Lagerorte berücksichtigt werden (z. B. Sperrlager ausschließen). Der Außendienst kann dem Kunden somit verlässliche Lieferzusagen machen. Ist ein Artikel nicht vorrätig, bietet der Shop sofort passende Alternativ- oder Zubehörartikel aus dem Sage 100 Artikelstamm an.

Beleghistorie und Offene Posten

Ein gut vorbereiteter Kundenbesuch erfordert Einblick in die Historie. Hat der Kunde seine letzte Rechnung bezahlt? Was hat er im vergangenen Quartal bestellt? Über den B2B-Shop kann der Vertreter auf das Kundenkonto zugreifen, welches durch die Beleg-Synchronisation des maniacSeller mit den Daten der Sage 100 angereichert wird. Der Vertreter sieht vergangene Rechnungen, laufende Aufträge und Lieferscheine direkt auf seinem Tablet, ohne sich via VPN in das ERP-System einwählen zu müssen.

Der konkrete Praxis-Prozess im Außendienst

Um den Mehrwert zu verdeutlichen, betrachten wir einen typischen Ablauf bei einem Kunden vor Ort:

1. Vorbereitung und Login: Der Vertriebsmitarbeiter Herr Müller besucht einen Großkunden für Befestigungstechnik. Er öffnet auf seinem Tablet den unternehmenseigenen B2B-Shop und loggt sich mit seinem Vertreter-Account ein. Über eine Dropdown-Liste wählt er den Kunden aus dem synchronisierten Kundenstamm der Sage 100.
2. Beratung mit visueller Unterstützung: Im Gegensatz zu einer trockenen ERP-Maske oder einer Excel-Tabelle nutzt Herr Müller den Shop zur Präsentation. Er zeigt hochauflösende Produktbilder, technische Datenblätter und Anwendungsvideos, die im Shop gepflegt sind.
3. Auftragserfassung: Gemeinsam mit dem Einkäufer des Kunden legt er die benötigten Schrauben und Dübel in den Warenkorb. Das System wendet im Hintergrund sofort die in der Sage 100 hinterlegte kundenindividuelle Preisliste sowie die hinterlegten Mengenrabatte an.
4. Checkout und Belegübergabe: Herr Müller schließt den Bestellvorgang im Shop ab. Nun greift die Automatisierung des maniacSeller: Die Bestellung wird ohne Zeitverzögerung als Verkaufsbeleg (z. B. als Auftrag oder bei Bedarf als Angebot) in die Sage 100 geschrieben.
5. Verarbeitung im Innendienst: Noch während Herr Müller sich vom Kunden verabschiedet, liegt der fertige Auftrag in der Disposition. Die Lageristen können sofort mit der Kommissionierung beginnen. Die Auftragsbestätigung wird, angestoßen durch die Sage 100, per E-Mail an den Kunden versandt.

Die strategischen Vorteile für Innendienst und Vertrieb

Die Nutzung des Webshops als Außendienst-Portal transformiert die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen und hebt signifikante Effizienzpotenziale.

Entlastung der Sachbearbeiter

Der Innendienst wird von monotonen Dateneingaben befreit. Das händische Abtippen von Bestellformularen oder das Übertragen von telefonischen Notizen in die Sage 100 entfällt komplett. Dadurch sinkt die Fehlerquote bei der Auftragserfassung gegen Null – Zahlendreher bei Artikelnummern oder falsche Mengeneinheiten gehören der Vergangenheit an. Die Sachbearbeiter können sich stattdessen auf komplexe Kundenanfragen, Reklamationsmanagement und die Beschaffung konzentrieren.

Vermeidung von Medienbrüchen

Ein durchgängiger digitaler Prozess bedeutet, dass Daten nur noch an einer Stelle gepflegt werden müssen: in Ihrem führenden System, der Sage 100. Neue Artikel, Preisänderungen oder angepasste Konditionen stehen nach der automatisierten Artikelstamm-Synchronisation sofort im Shop zur Verfügung. Der Außendienst arbeitet niemals mit veralteten Preislisten oder ausgelaufenen Artikeln.

Fokus auf Beratung statt auf Administration

Vertriebsmitarbeiter sind teure Fachkräfte, deren Hauptaufgabe das Verkaufen und Beraten sein sollte. Je intuitiver und schneller die Auftragserfassung abläuft, desto mehr Zeit bleibt für die eigentliche Kundenbetreuung. Die visuelle Aufbereitung im Shop (Cross-Selling-Vorschläge wie „Kunden, die diesen Artikel kauften, benötigten auch…“) unterstützt den Vertreter aktiv dabei, den durchschnittlichen Auftragswert zu erhöhen.

Shopware und Shopify als B2B-Plattformen

Beide großen E-Commerce-Plattformen, Shopware und Shopify, bieten exzellente Voraussetzungen für dieses Szenario, erfordern jedoch ein tiefes Verständnis für die Abbildung von B2B-Prozessen.

Shopware punktet im B2B-Bereich stark mit seinen B2B Components (ehemals B2B Suite). Hier lassen sich komplexe Unternehmensstrukturen, Freigabeprozesse und Budgets abbilden. Der maniacSeller verbindet die Vertreter-Struktur der Sage 100 nahtlos mit den Rollen- und Rechtekonzepten von Shopware. So kann exakt definiert werden, welcher Außendienstmitarbeiter auf welche Kundengruppen zugreifen darf.

Shopify hat mit dem „Shopify B2B“-Feature in den letzten Jahren massiv nachgezogen. Auch hier lassen sich unternehmensspezifische Kataloge, Zahlungsziele und Standorte definieren. Über die Schnittstelle stellen wir sicher, dass die in der Sage 100 geführten Zahlungskonditionen (z. B. „14 Tage 2% Skonto, 30 Tage netto“) korrekt als B2B-Checkout-Option in Shopify abgebildet und bei der Belegübergabe wieder sauber in die Finanzbuchhaltung der Sage 100 eingesteuert werden.

Fazit

Die Digitalisierung des Außendienstes muss kein langwieriges IT-Großprojekt mit neuen, isolierten Softwarelösungen sein. Indem Sie Ihren bestehenden oder geplanten Webshop als zentrales Bestellportal für Ihre Vertriebsmitarbeiter positionieren, schaffen Sie maximale Synergieeffekte. Die Voraussetzung hierfür ist eine kompromisslose, tiefe Integration in Ihr ERP-System.

Mit der maniacSeller Schnittstelle stellen Sie sicher, dass die komplexe Logik der Sage 100 – von kundenindividuellen Rabattmatrizen bis hin zu tagesaktuellen Lagerbeständen – in Echtzeit in Ihrem Shopware- oder Shopify-Shop zur Verfügung steht. Sie befähigen Ihren Außendienst zu kompetenterer Beratung, eliminieren fehleranfällige Medienbrüche und entlasten Ihren Innendienst spürbar von administrativen Routinetätigkeiten. So wird der B2B-Webshop von einem bloßen Verkaufskanal zu einem zentralen, prozessoptimierenden Werkzeug für Ihre gesamte Vertriebsorganisation.